Privacy Policy

 

Christelijk Koor Synoidos (hierna te noemen Synoidos) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Synoidos houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

-          Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;

-          Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

-          Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

-          Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

-          Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

-          Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Synoidos zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Leden

Persoonsgegevens van Leden worden door Synoidos verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-          Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsbrieven;

-          Subsidieaanvragen bij de gemeente;

-          Website, Facebook;

-          Buitenlandse Koorreizen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-          Het inschrijfformulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Synoidos de volgende persoonsgegevens van u vragen:

-          Voornaam;

-          Tussenvoegsel;

-          Achternaam;

-          NAW-gegevens;

-          Telefoonnummer;

-          E-mailadres;

-          Geboortedatum

-          Foto’s.

Uw persoonsgegevens worden door Synoidos opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

-          Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

-          Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;

-          Het aanvragen van subsidies.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Synoidos bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

-          Alle personen die namens Synoidos van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

-          We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

-          Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

-          We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

-          Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Christelijk Koor Synoidos

Abshoven 29-17

6151 GC

Munstergeleen

 

catjacaris@hotmail.com

Geheimhoudingsverklaring

Ondergetekende is actief als lid of bestuuslid bij Christelijk Koor Synoidos (hierna te noemen Synoidos) en erkent dat hem/haar geheimhouding is opgelegd van alle bijzonderheden betreffende of verband houdende met de bedrijfsvoering van Synoidos alsmede van alle bijzonderheden betreffende de (persoons)gegevens haar leden en stakeholders. Ondergetekende verplicht zich dan ook strikte geheimhouding te betrachten ten aanzien van alles wat tengevolge zijn/haar activiteiten bij Synoidos bekend wordt en waarvan hij/zij weet of kan vermoeden dat deze informatie van vertrouwelijke aard is.

Het is hem/haar dan ook verboden zowel gedurende zijn/haar activiteiten bij Synoidos als na afloop daarvan op enigerlei wijze aan derden direct of indirect, in welke vorm ook, enige mededeling te doen van of aangaande hetgeen bij de uitoefening van zijn/haar activiteiten te zijner kennis is gekomen in verband met de zaken en belangen van Synoidos en gelieerde organisaties

Deze geheimhouding omvat mede alle (persoons)gegevens van leden, dirigent en gegevens van andere relaties van Synoidos waarvan hij/zij uit hoofde van zijn/haar functie of activiteiten kennis heeft genomen of toegang toe heeft.

Hij/zij zal eigendommen, alsmede alle correspondentie, aantekeningen, tekeningen, enige optische en/of elektronisch leesbare informatiedragers –niet limitatief hier opgesomd – die betrekking hebben op bedrijfsaangelegenheden van Synoidos bij het einde van het lidmaatschap van Synoidos ingeleveren.

Plaats:

Datum:

Naam:

Handtekening:

Reglement Christelijk koor Synoidos

 

1.    Synoidos is een christelijk koor, dat zich ten doel stelt haar leden enerzijds muzikaal te vormen en anderzijds een stuk gezelligheid te bieden. Tevens verzorgt het koor op verzoek uitvoeringen.

2.    Het is noodzakelijk dat de leden de repetities trouw bezoeken. Bij afwezigheid dient afgemeld te worden bij een van de bestuursleden.

 

3.    Het koorjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

 

4.    Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een archivaris. Daarnaast is er een muziekcommissie en een PR-commissie.

 

5.    Het bestuur wordt gekozen uit de leden van het koor voor de duur van twee jaar. Het ene jaar treden de voorzitter en penningmeester af en het daarop volgende jaar de secretaris en de archivaris. De verkiezingen vinden plaats tijdens de ledenvergadering. Aftredende bestuursleden zijn eenmaal herkiesbaar voor nog een periode van twee jaar.

 

6.    Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer het leiden van bestuursverga-deringen en het vertegenwoordigen van het koor bij bijzondere gelegenheden.

 

7.    Tot de taken van de secretaris behoren o.a. het notuleren tijdens bestuursvergade-ringen, het bijhouden van de ledenlijst en het verzorgen van inkomende en uitgaande post.

 

8.    Tot de taken van de penningmeester behoren o.a. het innen van de contributies, het verzorgen van het betalingsverkeer en het opstellen van een financieel jaarverslag en begroting.

 

9.    Tot de taken van de archivaris behoren:

-       het bijhouden en verzorgen van het archief zoals muziekstukken;

-       aankoop van nieuwe muziekstukken;

-       het up-to-date houden van de muziekmappen van de koorleden;

-       archivaris controleert op beschadiging van de partituren bij inlevering hiervan;

-       het zorgvuldig bijhouden van een administratie v.w.b. de partituren die in bruikleen zijn dan wel zijn gekocht;

-       tevens fungeert de archivaris als contactpersoon tussen muziekcommissie en bestuur.

 

10.Het bestuur regelt de interne zaken van het koor, eventueel in overleg met dirigent en koor. Koorleden kunnen via een algemene ledenvergadering het bestuur ter verantwoording roepen.

 

11.De muziekcommissie heeft een adviserende taak voor wat betreft de keuze van de muziekstukken en legt hiervoor haar oor te luister bij de koorleden en de dirigent. De muziekcommissie brengt tijdens de jaarlijkse ledenvergadering verslag uit van de gegeven uitvoeringen en wat er tijdens die uitvoeringen is gezongen.T.b.v. het archief wordt hiervan schriftelijk verslag gedaan aan de secretaris.

De muziekcommissie bestaat uit vier leden (per stem één lid) en kiest zelf zijn voorzitter. Jaarlijks zijn twee leden aftredend. Leden zijn herkiesbaar voor een nieuwe periode van twee jaar. De muziekcommissie stelt kandidaten ter vervanging voor aan het bestuur.

 

12.De PR-commissie zorgt voor bekendheid van ons koor in de nabije omgeving o.a. door publicatie in de regionale dagbladen, de eigen website en een facebookpagina. De commissie heeft hierin een adviserende taak tijdens de voorbereidingen van concerten.

 

13.Koorrepetities vinden in de regel plaats op woensdagavond van 19:45 - 22:00 uur, onderbroken door een koffiepauze. Het bijwonen van repetities is de levenskracht van ieder koor. Voor concerten/uitvoeringen is dit een absolute noodzaak. Van vijf repetities vóór een uitvoering mag er slechts één gemist worden. Bij vaker verzuim zal de uiteindelijke beslissing over deelname aan de uitvoering of het concert bij de dirigent liggen.

 

14.Nieuwe leden mogen vrijblijvend vier repetities bijwonen alvorens lid te worden (of niet). Voor het meewerken aan een concert of uitvoering dient een nieuw lid minimaal 2 maanden lid te zijn van het koor tenzij de dirigent anders beslist.

 

15.Tijdens uitvoeringen dienen de koorleden zich aan de vastgestelde kledingvoor-schriften te houden. Doorgaans wordt tijdens uitvoeringen het “zwarte tenue” gedragen. Dit betekent voor de heren een zwarte broek, zwarte sokken en zwarte schoenen, een zwart hemd en een groen t-shirt, (t-shirt wordt verstrekt door het koor). Het t-shirt dient zelf te worden gewassen.

Voor de dames is dit een zwarte broek of rok (tot op de knie) met zwarte panty, zwarte schoenen of laarzen en een zwarte trui of blouse met een groene sjaal of een gekleurd sjaaltje, besteld door het koor. Het bestuur beslist (in overleg met de kledingcommissie welke sjaaltje wordt gedragen).

 

Het bestuur beslist of bij bijzondere gelegenheden (bv. feestelijke uitvoeringen of tijdens de zomerperiode) het “zomertenue” wordt gedragen.

Voor zowel mannen als vrouwen geldt:

-       Effen broek, minimaal enkellang: wit, crème, (licht) zand of (helder)rood

-       Effen wit, crème of (helder) rood shirt of blouse, driekwart of lange mouw

-       Eventueel nog een effen licht óf (helder) rood jasje of vest.

Onderstaande mag niet:

-       Kleding met een opdruk/tekst

-       Spikkels, streepjes e.d.

-       Kleuren richting bruin of grijs

-       Rok/jurk

-       Broek korter dan enkellang

-       Mouwen korter dan driekwart.

 

16.De taken van de concertmanager bij (de voorbereiding van) een muzikale activiteit zijn vastgelegd in de bij dit reglement behorende taakomschrijving.

 

17.Leden van het koor zijn verplicht contributie te betalen. Dit kan via overschrijving op de girorekening van de penningmeester, bij voorkeur in maximaal 4 termijnen per jaar. De hoogte van de contributie wordt vastgesteld op de ledenvergadering.

Beëindiging van het koorlidmaatschap geschiedt schriftelijk bij de secretaris. Behalve de maand van opzegging zijn daarna nog twee maanden contributie verschuldigd.

 

18.Besluiten kunnen worden genomen op de ledenvergadering of koorrepetitie. Een voorstel van het bestuur is aangenomen bij meerderheid van stemmen (minimaal de helft van de leden dient dan aanwezig te zijn).

 

19.Corvee wordt gedaan aan de hand van een corveelijst.

Het corvee bestaat uit: stoelen, kopjes e.d. klaarzetten, piano opbouwen, koffie schenken in de pauze, afwassen en opruimen, stoelen en tafels terugzetten, piano opbergen. Na afloop van de repetitie wordt alle verlichting uitgedaan en de verwarming uitgedraaid. De deur goed afsluiten en de corvee-sleutel doorgeven aan de volgende corveeploeg. Als iemand zijn corvee niet kan uitvoeren dient hij/zij zelf voor vervanging te zorgen.

 

20.De contributie mag nooit een reden zijn om geen lid te worden van het koor. Overleg met de penningmeester leidt altijd tot een oplossing.

 

21.Privacypolicy/geheimhoudingsverklaring:

I.v.m. de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming is de Privacypolicy op de website gepubliceerd en dient ieder koorlid een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

 

22.De muziekmap en partituren:

Ieder koorlid is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen map met partituren. Bij kwijt raken of beschadigen zijn de (extra) kosten voor rekening van het betreffende koorlid.

Nieuwe partituren ontvangt ieder lid persoonlijk van de archivaris. Hierbij wordt
afgetekend voor ontvangst. De partituren zijn dan in bruikleen.

 

Op in bruikleen genomen partituren mogen alleen aantekeningen worden gemaakt met potlood. Er mogen op geen enkele andere wijze aantekeningen, beschadigingen en/of wijzigingen worden aangebracht.

 

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Het bestuur doet zo spoedig mogelijk verslag van haar beslissingen in de nieuwsbrief of tijdens een koorrepetitie.

 

 

27 april 2017

 

C. Caris, secretaris.